У входа в солидную компанию посетителей обязательно встречает администратор или менеджер по работе с клиентами, стоящий за регистрационной стойкой. Это незаменимый сотрудник, который подскажет расположение офисов в бизнес-центре и режим работы компаний-арендаторов. Попадая в зону приема, гости и партнеры могут уточнить особенности предстоящего мероприятия, зарегистрироваться, получить пропуск или задать администратору любой вопрос, касающийся визита.
Термин reception пришел к нам из английского языка. Слово переводится дословно, как «принимать» или «получать», и гораздо реже применяется в значении «встреча», «восприятие». Кроме того, reception иногда может означать тип офисной мебели, состоящей из регистрационной стойки и напоминающей рабочее место администратора отеля. В зависимости от сферы деятельности компании ресепшен помимо стойки может быть дополнительно оборудован небольшой зоной ожидания для клиентов.
В упрощенном виде зона ресепшен знакома нам со времен советских гостиниц, у входа в которую администратор оформляла постояльцев, выдавала ключи и производила расчеты с клиентами. Кроме того, была пропускная система на предприятиях и в общежитиях. Турникет с суровым охранником невозможно сравнить с современной зоной приема гостей в БЦ класса «А» — уютным и комфортным пространством, в котором пришедших приветствует позитивно настроенный любезный сотрудник.
Как обустроить зону приема гостей
Сегодня встретить регистрационную стойку можно и в деловом комплексе, и в салоне красоты, и на реконструированных проходных заводов и фабрик. Чтобы встреча посетителей прошла безупречно, ресепшен необходимо оборудовать качественной мебелью.
Основные требования к мебели для ресепшен:
- стойка должна быть удобной для посетителей, клиенты любят в ожидании решения вопроса положить на нее руки опереться на них и спокойно осмотреть помещение;
- поверхность стойки нельзя захламлять средствами коммуникации, офисными принадлежностями и рекламной продукцией, атрибуты компании должны находиться на специальном стеллаже, стенде или на столе администратора;
- компании-лидеры, поддерживающие имидж, предпочитают вкладывать в оформление мебели для ресепшен значительные суммы, но для фирмы, только начинающей свой путь в бизнесе, оптимальным решением станет простая, но со вкусом подобранная к интерьеру мебель.
Гораздо важнее мебели — доброжелательность персонала, встречающего гостей. Нередко от того, насколько оперативно и эффективно решены первичные вопросы организационного характера, зависит успех будущих сделок.
В элитных новых БЦ класса А приемом гостей занимается не один, а несколько работников. Регистрация входящей документации, дежурство на телефоне, ввод первичной информации о госте, реклама или реализация сопутствующих товаров — работы за регистрационной стойкой много, поэтому на данный участок чаще всего назначаются опытные, доброжелательные и стрессоустойчивые сотрудники, которые презентабельно выглядят, владеют правильной речью и быстро ориентируются в соответствии с обстановкой.
