С каждым днём информации в мире становится намного больше. Даже если локализировать проблему до одного предприятия, наличие огромного количества бумажной информации может превратить поиск одного документа в непосильную работу. Если оцифровать архив https://e-archiv.ru современными технологиями, можно добиться сразу нескольких положительных моментов. Кроме этого, освободятся существенные площади, которые раньше использовались под хранение бумажной документации.
Что такое электронный архив
В любой компании существует информация, представленная только в бумажном виде. Чем крупнее предприятие, там существеннее по объёмам может быть этот архив. При помощи современных сканеров можно создать электронную копию практически любого документа, тем самым упростив его хранение и поиск. Каталог будет выполнять следующие функции:
- создание чёткой и понятной иерархии документов;
- распределение новой поступающей информации;
- администрирование людьми с правом доступа;
- максимально простой и быстрый поиск документа;
- доступ к массиву данных дистанционно.
Последний фактор особенно важен, если необходимо быстро и своевременно отыскать старый документ, будучи вдалеке от основного офиса. Благодаря прямому доступу к электронному архиву, пользователь может за считанные секунды отыскать любой оцифрованный документ. Электронная копия будет иметь высокое качество, с возможностью распечатки, если в этом возникнет необходимость.
Основные причины перехода на электронный архив
Бумажные документы с течением времени склонны не только теряться, но и портиться. Электронный архив может храниться на независимых электронных носителях и обеспечивать сохранность документации за пределами физического расположения офиса. Кроме этого, пользователь получает и другие преимущества:
- Для архива не нужно выделять отдельное помещение.
- Можно сократить должность хранителя документов.
- На поиск необходимых бумаг уходит несколько секунд, минут.
- Можно в любой момент сделать копию, переслать дистанционно.
Таким образом, можно произвести оцифровку практически любого объёма бумажной документации. Высокое разрешение позволит увидеть все тонкости оригинала. Или наоборот, сделать его редактируемым с целью использования как шаблон. Электронный каталог хранить намного безопаснее, чем бумажный аналог. Для каждого пользователя можно придумать отдельный логин и пароль с ограниченным доступом только к отдельным папкам.
