Если вы хотите провести фестиваль, конференцию, встречу единомышленников или любое другое мероприятие, вам необходимо пройти сложный этап планирования и организации. Перед тем, как начать какие-либо действия, необходимо спланировать все до мельчайших деталей и составить подробный план.
Мы попытаемся составить короткий свод советов, которые могут помочь вам при подготовке любого события.
Важно знать, что процесс планирования состоит из 3 этапов:
- за 2 месяца до начала;
- за 2 недели до старта;
- за 24 часа.
В первом этапе вы должны определить идею, тему и цель мероприятия. Осознание цели поможет вам определить целевую аудиторию, и даст возможность найти спонсоров.
Затем поставьте перед собой конкретные задачи и цели, которые вы хотите достичь. Например, собрать определенную сумму для детского дома, увеличить количество продаж или найти новых профессиональных сотрудников.
Хорошая команда — залог успеха
Начните поиск добровольцев, которые будут заинтересованы в проведении мероприятия. Хорошая команда — половина успеха. Если вам позволяют финансы, то наймите бригаду профессионалов. Так вы потратите меньше времени на поиск людей и сможете быть уверены в адекватности и компетентности работников.
Составьте бюджет, выберите место и время проведения, обдумайте интерьер и экстерьер, а также многое другое. Например, подумайте, нужны ли вам пресс стена, проектор или рекламные стенды.
Организовать мероприятие, конечно, хорошо, но от него не будет никакого смысла, если никто не узнает о нем. Продумайте маркетинговую стратегию, которая привлечет как можно больше посетителей.
С горем пополам мы отмучились почти 2 месяца, и вот остается 2 недели до нашего мероприятия. В этом этапе нужно начинать проверки. Необходимо проконтролировать все детали. Проводите встречи с командой и спонсорами, обсуждайте и корректируйте бюджет, разделите всю работу на более мелки процессы и распределите её между разными людьми. Старайтесь сотрудничать с рекламными агентствами и СМИ, а также не забывайте вести активную рекламную деятельность в социальных сетях.
Эти 2 недели пролетят незаметно. Когда останется 24 часа до начала события, вам останется лишь оценить обстановку, сделать финальную проверку объекта и всех отделов. У вас будет время внести мелкие изменения и исправления.
Когда ваше мероприятие начнется, вам останется лишь контролировать то, как все проходит. Убедитесь, что ничего не стоит на месте, ваши сотрудники не растерялись, а фотограф делает снимки.
В конце мероприятия вас ещё ждет небольшая работа: уборка и проведения собрания, на котором вы сможете обсудить все проблемы и недочеты, возникшие во время проведения события.
