В эпоху развития быстрыми темпами цифровых технологий и интернета все большую популярность получает всеобщая оптимизация документооборота. Иными словами, все большее число компаний старается перевести свои архивные данные, бумаги, дела, отчеты, проекты и многое другое, что занимает огромные стеллажи и даже целые помещения, в электронный формат. Для этого создаются целые хранилища, способные вмещать в себя невообразимые объемы информации, – их называют электронными архивами. Рассмотрим более подробно, что они собой представляют, как наполняются, а также как там создать архивный переплет документов.
Итак, электронный архив – это специально созданная структурированная система данных, необходимая для хранения тех или иных бумаг. Разработкой подобных хранилищ занимаются отдельные компании. При этом очень важно, что информация, помещенная туда, была сохранена на долгий промежуток времени, не попала посторонним лицам, а в случае необходимости была уничтожена – поэтому здесь действует политика конфиденциальности. Удобством работы с электронными архивами служит несколько параметров, в том числе быстрый поиск необходимого документа, а также отслеживание истории посещения хранилища. Такая «программа» выступает в качестве системы управления корпоративным контентом, другими словами – помогает управлять архивным фондом той или иной компании в соответствии со спецификой ее деятельности.
Очень важно, чтобы эта информационная система была многофункциональна и удобна в соответствующем делопроизводстве. Рассмотрим более подробно, что необходимо учесть при создании такого архива. Во-первых, система должна принимать, а в случае необходимости изменять внесенные туда дела: при передаче документов из других информационных систем и при сканировании бумажных носителей. Во-вторых, сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, должны иметь доступ к архиву и управлять им. В-третьих, оптимизация документооборота предполагает и удобство расположения тех или иных файлов, а также быстрый поиск нужного дела, проекта, отчета, схемы, изображения и т.д. Для этого все внесенные данные систематизируются по номерам, внешнему виду, содержанию, номенклатуре и другим параметрам. В-четвертых, как и в любом делопроизводстве здесь ведется учет выдачи оригиналов и копий тех или иных дел. Кроме того, система должна обеспечить сохранность каждого файла, а также возможность избавляться от тех или иных ненужных «бумаг».
