Информация является ключевым активом для каждого бизнеса. Трудность по информационному управлению заключается в том, что данные могут храниться во многих формах и в разных местах, что затрудняет отслеживание и эффективное управление .
Специализированное хранилище – это проверенный способ сохранения документов и управления вашей информацией. Услуга по аренде индивидуальных боксов на https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/ обеспечивает множество преимуществ. Ваши личные вещи, записи и документы содержатся в хранилищах, специально предназначенных для обеспечения безопасности и удобства. Вы не тратите ценную недвижимость офиса, чтобы заставить ящиками или шкафами для хранения документации, когда есть возможность сохранить ваши документы в лучшей по безопасности и климатически контролируемой среде, по доступной цене. Нежели тратить немалые суммы на оборудование помещений и соблюдение санитарных условий.
Как выбрать службу хранения документов
Важнейшим фактором, который следует учитывать, выбирая хранилище для документов, является качество объекта, учитывая удобство, безопасность и стоимость. Бумажные документы, резервные ленты и любые другие важные записи нуждаются в защите от стихийных бедствий, а также в медленного разрушения, вызванного плохими условиями.
Контроль качества хранения
Все записи должны быть помещены в коробки и содержаться на металлических полках. Ящики никогда не должны оставаться на полу, чтобы предотвратить наводнение или разливы воды.
Записи должны храниться в условиях, контролируемого климата, для предотвращения деградации. Это включает кондиционирование воздуха, отопление и контроль влажности. Также должны быть предусмотрены меры защиты от вредителей и грызунов.
Также важна система пожаротушения, которая предотвратит уничтожение документов.
На минимальном уровне вам понадобится система управления огнем, которая обычно проста. Для более высокого уровня защиты вы можете выбрать объект, который прекращает огонь с помощью тушения газами, чтобы устранить повреждение воды для ваших записей.
Могут ли средства противостоять стихийным бедствиям?
В зависимости от вашего местоположения вам потребуется защита от стихийных бедствий, таких как наводнения. Также необходимо будет убедиться, что есть защита от землетрясений.
Безопасность на объекте
В хранилище должна быть система сигнализации с камерами, расположенными как внутри, так и снаружи здания. Входные пути должны быть под наблюдением иметь дежурного охранника в любое время. Все сотрудники должны проходить системные проверки.
Конфиденциальность
Все документы и файлы в хранилище сохраняются анонимно через расширенную систему кодирования, случайное распределение. Безопасность также соблюдается в части процесса аутентификации, когда вы извлекаете ваши документы и файлы.
Каталогизация и штрихкодирование отдельных файлов предоставляет подробную информацию о содержимом архива и позволяет отслеживать точное расположение всех документов и файлов на хранении.
